Purtroppo o per fortuna sono nel campo dell’ICT da molto tempo (basti dire che non esistevano i personal computer) e ripercorrendo mentalmente le evoluzioni che ho visto negli ultimi decenni mi chiedevo quale sarà il ruolo dell’ICT nell’azienda del futuro.
Ma soprattutto mi chiedevo come e quando l’ICT potrà diventare una commodity. Avremo davvero a portata di click tutti e solo i dati che ci servono per prendere una decisione, così come adesso abbiamo la luce premendo un interruttore e abbiamo la linea telefonica alzando una cornetta? Ma riflettevo anche che, forse mai come adesso, l’attitudine agli investimenti ha raggiunto un punto veramente basso. Non ci sono soldi, ma penso che più ancora dei soldi abbiamo bisogno di iniezioni di fiducia. E comunque, se mancano i soldi allora bisogna trovarli, liberando risorse dalla spesa corrente. Abbattere l’OpEx per poter nuovamente agire sul CapEx. E’ quello che ho fatto negli ultimi tre interventi di interim management che mi sono stati affidati. Il primo in ambito Energie Rinnovabili e due nel campo Aviation. Anche se le specificità dell’intervento sono state ovviamente diverse in funzione delle diverse esigenze e situazioni che ho incontrato nelle tre Aziende, si possono estrapolare delle linee guida che sono a mio avviso applicabili ovunque e che determinano effetti positivi (saving) sulla spesa corrente.
Stiamo parlando quindi di come ridurre la spesa ricorsiva del comparto ICT, che è composta normalmente da manutenzioni HW e SW, da contratti di assistenza, da canoni di abbonamenti, da servizi esternalizzati, da costi del personale interno ed esterno. Tale spesa è spesso il risultato di una stratificazione di contratti accumulatisi negli anni e costruiti nel tempo dalle persone che sono passate in azienda nell’ufficio ICT e nell’ufficio Acquisti; ma anche utenti evoluti che hanno avuto in passato esigenze specifiche possono aver determinato parte di tali contratti. Il problema è che spesso è mancata l’integrazione tra i servizi, non sono state attivate le sinergie possibili e quasi tutti hanno fatto scelte di comodo (le più facili, meno onerose e meno rischiose per chi di volta in volta sceglieva) senza spingere l’analisi a contemplare nuovi scenari (nuove architetture informatiche, analisi delle soluzioni adottate dalla concorrenza, evoluzioni proposte dal mercato, ecc) prima di prendere le decisioni di spesa. Non sto parlando di benchmarking su soluzioni preconfezionate o di richiedere più preventivi ai diversi fornitori di quella tipologia di servizio. Sto parlando di integrare i servizi per risparmiare sul budget del prossimo anno. La prima “regola” che mi sono dato è la seguente: mai partire dai servizi che toccano il core business dell’azienda. Quindi significa cominciare ad operare in quelle aree “trasversali”, comuni a tutte le aziende, che pur tuttavia determinano costi ricorsivi anche non banali. Parlo di telefonia (fissa e mobile), parlo di connettività, di stampanti e fotocopiatrici (le macchine multifunzione), di posta elettronica, di archiviazione documentale, di costi di infrastruttura interna (server discreti, LAN), di licenze del software di base (i.e. le CAL di Microsoft per Client e Server aziendali) e di servizi di ausilio al business (CRM, BI) e vorrei farvi riflettere sulla opportunità di ottenere consistenti risparmi in tali aree. Non esiste una ricetta valida ovunque; inoltre non possiamo nascondere che nel decidere cosa portare in un private cloud, cosa lasciare in casa e quali servizi eventualmente integrare, conta molto l’esperienza maturata nel condurre presso altre aziende i medesimi progetti di saving.
Tipicamente le aree di miglioramento sono le seguenti:
- telefonia (voci di costo standard già presenti in azienda: canone del centralino, linee telefoniche, consumo fonia fissa, contratti di telefonia mobile). In questa area si possono fare grossi risparmi. Integrando i servizi (fisso e mobile), ovvero creando una rete unica che porti all’utente un solo numero, usato come interno di rete fissa quando è in azienda e come cellulare quando è fuori. Si può poi eliminare il centralino fisico a favore di uno virtuale, dismettendo il canone che si paga per il centralino. Il risparmio è funzione del numero di utenze presenti in azienda, ma l’esperienza mi insegna che in quest’area ci si possono prendere delle belle soddisfazioni.
- connettività: una analisi di tutte le linee (Leased, ISDN, CDN,ADSL, HDSL) presenti in azienda è fondamentale. Spesso un “bocchettone unico” con adeguato backup abbatte i costi. Vanno create all’interno dell’infrastruttura aziendale idonee WLAN, per sostituire le linee esistenti, ma ne vale la pena se negli anni c’è stata una proliferazione di linee richieste per far fronte alle diverse esigenze che si susseguivano nel tempo.
- multifunzione: eliminazione delle inkjet, razionalizzazione del numero, della dislocazione, della tecnologia usata. Per esempio portando il concetto di autenticazione (con credenziali o con badge) sui device centralizzati di stampa e fotocopia si riducono il numero di pagine e si rimuove le obiezioni legate alla riservatezza, che spesso hanno impedito di razionalizzare il servizio di stampa, eliminando le stampanti dagli uffici per usare dispositivi centralizzati. Alzarsi dalla sedia per andare a stampare nell’area dedicata fa bene alla salute e al portafoglio aziendale.
- sul software (sia software di base che applicativo) si può fare molto, anzi moltissimo, sfruttando le soluzioni di private Cloud (i.e. Office 365 di MS oppure Zimbra), sfruttando la virtualizzazione (VMWare oppure Hipervision di MS) e utilizzando alcuni degli opensource oggi presenti in rete. Ci sono ottimi CRM (i.e. Vtiger), suite di collaboration (i.e. Zimbra) prodotti per il trouble ticketing (i.e. OTRS) ma senza entrare nel singolo servizio possiamo dire che serve una visione d’assieme.
In generale le scelte sono state fatte nell’ottica di “esternalizzare” ciò che era possibile con contratti a consumo (pago per quello che uso per il tempo in cui lo uso), di breve periodo o con way out, e ove possibile con clausole di adeguamento automatico (solo al ribasso) a fronte di offerte più convenienti che il provider dovesse proporre al mercato. Esternalizzare alcuni servizi con logiche “on demand” può determinare anche una riduzione dell’organico necessario ai sistemi informativi, cosa che coinvolge l’HR per gli aspetti di ricollocazione o esubero di personale che ne potrebbero derivare.
La sintesi imposta dalla comunicazione via WEB e le esigenze di riservatezza dei clienti non permettono di entrare nel dettaglio degli interventi, ma il senso del tutto è che se ho una spesa corrente per l’ICT che non sia stata già sottoposta ad assessment da parte di un professionista esperto ho sicuramente dei margini di riduzione che possono oscillare dal 10 al 30%. Se sono una PMI che spende pochissimo di ICT forse non ho grandi motivazioni ma se, come capita nella media impresa, il budget ICT è di parecchie centinaia di migliaia di euro, o addirittura è un budget a 6 cifre, fare saving nella misura sopra indicata è un modo per crearsi la provvista utile a rilanciare il business, magari varando dei progetti di evoluzione specifici a supporto del business. Nel caso delle grandi aziende che hanno una spesa di svariati milioni o decine di milioni la percentuale di saving forse si riduce ma aumenta in valore assoluto l’importo che si può risparmiare. E reinvestendo il saving generato si scoprirà che l’ICT può essere un potentissimo elemento abilitante il business aziendale. E’ inutile avere Terabyte di dati a disposizione se poi creo ridondanza di dati perdendo la certezza (univocità) del dato stesso o la capacità di farlo diventare informazione quando realmente mi serve per decidere come incrementare il business. Bisogna invece dotarsi del software adatto che, ragionando su criteri associativi più vicini al modo di operare della mente umana, permetta di scegliere avendo davanti agli occhi tutte e solo le informazioni rilevanti per prendere la decisione migliore. Non più report statici ma interazioni in tempo reale tra il decision maker dell’Azienda e la base dati aziendale opportunamente “vestita” sotto forma di informazioni certe e pertinenti. Ma questo tema (progetti evolutivi: dal dato elementare all’informazione e da questa alla comunicazione aziendale) sarà magari argomento di un prossimo articolo.
